บทบาทหน้าที่ พนักงาน MY HOUSE 9 GROUP มีอะไรบ้าง ที่ต้องศึกษามา

บทบาทหน้าที่ ที่แตกต่างกันไปด้วย มีคนบางคนชอบกล่าวว่า “ดูซิเงินเดือนก็สูงวันๆ ไม่เห็นทำอะไร” นั่นเพราะเราไม่รู้ว่าเขามีบทบาทหน้าที่ในการทำอะไร แล้วเอาบรรทัดฐานของตนเองเป็นการตัดสินว่าวันๆ เขาไม่ได้ทำอะไร บทบาทหน้าที่ของคนในอุตสาหกรรม 3 ระดับ คือ 1. บทบาทหน้าที่ของพนักงาน Role of staff 2. บทบาทหน้าที่ของหัวหน้างาน Role of supervisor 3. บทบาทหน้าที่ของผู้จัดการ Role of manager บทบาทหน้าที่ ทั้ง 3 ระดับนี้ถือได้ว่าครอบคลุมทั่วทั้งองค์กร เพียงแค่ทำความเข้าใจในความรู้ก็สามารถที่จะทำให้เกิดการทำงานที่ระบบอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพสูงสุด บนประสิทธิผลที่ดีที่สุด 1. บทบาทหน้าที่ของพนักงาน ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าพนักงานระดับปฏิบัติการนั้นมีความสำคัญอย่างมากในการสร้างความสำเร็จของผลิตภัณฑ์ เพราะพนักงานต้องทำงานตามมาตรฐานในการทำงานเพื่อให้ผลงานเป็นไปตามมาตรฐานทุกชิ้น การทำงานตามมาตรฐานคือการปฏิบัติหน้าที่ในขั้นตอนต่างๆ เพื่อให้ได้ผลผลิตที่เป็นไปตามมาตรฐานที่ถูกกำหนดไว้ ซ้ำๆ กันตามจำนวนที่ถูกกำหนดไว้ในแต่ละช่วงเวลา ซึ่งขั้นตอนและวิธีการในการปฏิบัติงานนั้นถูกคิดค้นและคำนวณไว้เป็นอย่างดีจากผู้เชี่ยวชาญแล้วว่าการทำแบบนี้สามารถที่จะรักษาไว้ซึ่งคุณภาพที่ลูกค้าต้องการและปริมาณตามความต้องการด้วย การทำตามขั้นตอนที่ถูกกำหนดไว้แล้วนี้จะเป็นการใช้วัตถุดิบ ใช้วัสดุอุปกรณ์อย่างคุ้มค่าและเกิดประโยชน์สูงสุดด้วย บทบาทหน้าที่หลักของพนักงาน คือ 1. ทำงานตามมาตรฐานในการทำงาน 2. รักษามาตรฐานด้านคุณภาพของงาน 3. ปฏิบัติตนตามข้อกำหนดด้านคุณภาพ 4. ปฏิบัติตนตามข้อกำหนดด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัย 5. ปฏิบัติตนตามกฎระเบียบขององค์กร 6. ปฏิบัติตามคำสั่งของหัวหน้างานที่ชอบด้วยกฎหมายและกฎระเบียบ ประเพณี และวัฒนธรรมอันดีอย่างเคร่งครัด 7. พัฒนาความรู้ความสามารถในการทำงานและการแก้ไขปัญหาของงานให้ตนเอง ซึ่งเห็นได้ว่าบทบาทหน้าที่ของพนักงานนั้นจะมีเพียงเรื่องของการปฏิบัติงานเพื่อสร้างผลผลิตให้ออกมาดี ซึ่งเมื่อพนักงานปฏิบัติตามหัวข้อต่างๆ ข้างต้นอย่างเคร่งครัดก็จะได้มาซึ่งทักษะ (SKILL) ในการทำงาน ที่พร้อมก้าวสู่ระดับที่สูงขึ้นต่อไป 2. บทบาทหน้าที่ของหัวหน้างาน หัวหน้างานส่วนใหญ่เป็นผู้ที่ได้รับการพิจารณา เลื่อนขั้นเลื่อนตำแหน่งมาจากพนักงานที่มีความสามารถในการปฏิบัติงานดี มีความประพฤติเหมาะสม เป็นที่ไว้วางใจของฝ่ายจัดการ และเป็นผู้ที่มีความรู้ความชำนาญด้านเทคนิคการปฏิบัติงานเป็นอย่างดี หัวหน้างานมีหน้าที่ในการบริหารคนและบริหารงาน เพื่อให้เห็นภาพรวมในบทบาทหน้าที่ของหัวหน้างานที่ดี ซึ่งใช้เป็นแนวทางในการพัฒนา สามารถสรุปได้ดังนี้ 1. หน้าที่ในการพัฒนาความมั่นใจในตนเอง จากบทบาทของหัวหน้างานที่จะต้องบริหารผู้อื่น ในขณะเดียวกันก็จะตกอยู่ภายใต้สายตาของคนอื่นๆ ตลอดเวลา ดังนั้นสิ่งที่เรียกว่าความมั่นใจในตนเองจึงเป็นสิ่งที่สำคัญ ซึ่งหัวหน้างานจะต้องสร้างให้เกิดขึ้นมา โดยอาจเริ่มตั้งแต่การพัฒนาบุคลิกภายนอก ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของความสะอาด การแต่งกาย ทรงผม ซึ่งจะส่งผลต่อความประทับใจแรกพบ ลำดับต่อไปคือการพัฒนาสมาธิภายในให้นิ่ง ไม่ตื่นเต้น เช่น การพูดนำการประชุมทีม การนำเสนอผลงานต่อที่ประชุม ซึ่งฝึกโดยการทำจริง ทำบ่อยๆ ก็จะก่อให้เกิดความมั่นใจขึ้น 2. หน้าที่ในการพัฒนาความเป็นผู้นำของตนเอง ความเป็นผู้นำเป็นสิ่งที่เชื่อกันว่าสามารถพัฒนาได้ แต่ต้องพัฒนาจากภายในสู่ภายนอก เพราะเราไม่สามารถที่จะมาสอนหนังสือแล้วทำให้คนสามารถเป็นผู้นำได้ ทั้งนี้เพราะความเป็นผู้นำเป็นสภาวะของจิตใจภายในที่ขับเคลื่อนและส่งผลออกมาสู่การแสดงออกของพฤติกรรมภายนอก ซึ่งหัวหน้างานหลายคนมีสภาวะตรงนี้น้อย ทำให้ส่งผลต่อความสำเร็จในการขับเคลื่อนองค์กร 3. หน้าที่ในการวางแผนและจัดองค์กร หัวหน้างานหลายคนเมื่อได้รับการแต่งตั้งใหม่ๆ ก็ยังไม่รู้ถึงบทบาทหน้าที่ของตนเอง หลายคนยังมัวสาระวนอยู่กับงานทางเทคนิคที่ตนเองคุ้นเคยและเชี่ยวชาญ จนบางครั้งอาจไปแย่งงานลูกน้องทำ ทั้งนี้ในบทบาทหน้าที่ของการเป็นหัวหน้างานนั้น เราจะต้องถอยออกมามองในระดับที่เห็นภาพรวมของงานมากขึ้น หัวหน้างานจะต้องมองภาพของงานทั้งระบบภายในหน่วยงานที่เรารับผิดชอบ รวมถึงรอยต่อระหว่างระบบของเราและระบบงานที่เราต้องเชื่อมต่อด้วย นอกจากการมองให้เห็นภาพของงานทั้งระบบแล้ว ภารกิจหลักที่สำคัญของหัวหน้างานก็คือการวางแผน ซึ่งเป็นการกำหนดเป้าหมายและวิธีการบรรลุเป้าหมายให้ชัดเจน รวมถึงการจัดสรรทรัพยากร และมอบหมายให้คนเข้ามารับผิดชอบในการปฏิบัติตามแผนให้สำเร็จ การวางแผนจึงเป็นจุดเริ่มต้นในภารกิจของหัวหน้างาน และ หัวหน้างานจะต้องกำหนดให้ชัดเจนว่าในทีมของเราให้ใคร ทำอะไร แค่ไหน ใครรายงานใคร ใครส่งต่องานให้ใคร ซึ่งตรงนี้เรียกว่าเป็นการจัดโครงสร้างองค์กร ซึ่งการจัดโครงสร้างนี้จะต้องมีความชัดเจน ในขอบเขตงาน อำนาจ หน้าที่ ความรับผิดชอบ รวมถึงการมอบหมายคนที่เหมาะสมเข้าไปทำงานตามโครงสร้างที่กำหนดไว้ แต่หลักการที่สำคัญคือเวลาออกแบบโครงสร้าง ต้องพิจารณาจากภารกิจและกระบวนการทำงานเป็นหลัก ไม่ใช่มองคนที่มีอยู่เป็นหลัก 4. หน้าที่ในการสื่อสาร หากจะบอกว่า ตนเองไม่ชอบพูด ไม่ชอบสื่อสารกับใครแต่อยากเป็นหัวหน้างาน ก็อยากจะบอกว่าเป็นสิ่งที่เป็นไปไม่ได้ เพราะหน้าที่หลักประจำวันของหัวหน้างานคือการสื่อสาร ไม่ว่าจะสื่อสารภายในทีมตนเอง สื่อสารระหว่างทีม ซึ่งการสื่อสารอาจจะประกอบไปด้วยการสื่อด้วยคำพูด หรือเอกสาร ซึ่งมีลักษณะของการสื่อที่เหมาะสมแตกต่างกันออกไป และเป็นสิ่งที่หัวหน้างานจะต้องเรียนรู้ 5. หน้าที่ในการสร้างทีม ด้วยความจำเป็นในการสร้างผลสำเร็จด้วยการทำงานร่วมกับคนอื่นและการควบคุมให้คนอื่นทำงานร่วมกัน หัวหน้างานจึงจำเป็นจะต้องสร้างความเป็นทีมให้เกิดขึ้นในหน่วยงานตนเอง ซึ่งภารกิจนี้เริ่มต้นจากการสร้างความน่านับถือและเป็นตัวอย่างที่ดีของตนเองก่อน และเมื่อสร้างความเชื่อมั่นและศรัทธาได้แล้ว ก็ต้องมีการกำหนดทิศทางและเป้าหมายร่วมกันให้ชัดเจน หัวหน้างานจะต้องสื่อสารเป้าหมายของภารกิจ และมั่นใจว่าทุกคนเข้าใจเหมือนกัน จากจุดเริ่มต้นตรงนี้ทำให้เกิดความเป็นทีมซึ่งจะต้องติดตามสนับสนุนเพื่อให้ทีมงานมีความกระชับ กลมเกลียว ต่อไป 6. หน้าที่ในการจูงใจทีมงาน หัวใจอีกอย่างหนึ่งของการบริหารคือความสามารถในการจูงใจ เพราะคนเราต่อให้เก่งมีความสามารถแค่ไหน แต่ถ้าเขาไม่มีแรงจูงใจหรือหมดกำลังใจ ผลงานก็จะไม่เกิดขึ้น ดังนั้นหัวหน้างานก็จะต้องทราบถึงธรรมชาติเรื่องแรงจูงใจของคนและรู้จักเลือกใช้สิ่งจูงใจที่เหมาะสมกับสมาชิกทีมซึ่งจะมีความหลากหลายแตกต่างกันออกไป 7. หน้าที่ในการบริหารเวลา เวลาเป็นสิ่งที่มีค่ามหาศาลซึ่งเมื่อผ่านไปแล้วก็ไม่สามารถย้อนกลับมาได้ ดังนั้นการรู้จักใช้เวลาทุกนาทีให้มีประโยชน์จึงเป็นหน้าที่สำคัญของทุกคนรวมถึงหัวหน้างาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งการที่หัวหน้างานต้องทำหน้าที่ในการประสานงานกับสมาชิกในทีม ซึ่งได้รับมอบหมายให้ทำงานแตกต่างกันไป การประสานรวบรวมผลงานเพื่อให้ออกมาเป็นผลสำเร็จของหน่วยงานจึงต้องบริหารบนกรอบเวลา ซึ่งหัวหน้างานจะต้องสร้างความมีวินัยเรื่องเวลาให้เกิดขึ้นทั้งกับตนเองและทีมงาน รวมถึงการใช้เทคนิคการวางแผนซึ่งจะเป็นกรอบบังคับให้ทำงานภายใต้เวลาที่กำหนด การใช้เครื่องมือในการวางแผนจึงเป็นสิ่งที่ช่วยในการบริหารเวลาที่มีประสิทธิภาพ 8. หน้าที่ในการตรวจสอบและตัดสินใจ เป็นอีกหน้าที่หนึ่งในปัจจุบันที่หัวหน้าละเลยไม่ได้ ต้องให้ความสำคัญกับการตรวจสอบในระบบ และเอกสารต่างๆ เพื่อรับทราบและตัดสินใจ เพื่อก่อให้เกิดความราบรื่นในการทำให้หน่วยงานของตนเองที่รับผิดชอบเดินทางสู่เป้าหมายที่กำหนดได้อย่างสมบูรณ์ 9. หน้าที่ในการแก้ไขปัญหา หน้าที่หลักสำคัญและเป็นขั้นตอนสุดท้ายของกระบวนการบริหารคือการแก้ปัญหา แต่ในความเป็นจริงการแก้ปัญหาจะต้องทำตลอดเวลาในกระบวนการทำงาน เพราะปัญหาอาจเกิดขึ้นได้เสมอ สิ่งสำคัญคือเมื่อเกิดปัญหาขึ้นหัวหน้างานจะต้องทำหน้าที่เป็นผู้ชี้แนะ ร่วมคิดแก้ไข เพื่อให้งานดำเนินต่อไปได้ หัวหน้างานที่ดีจะต้องพร้อมรับปัญหาแทนลูกน้อง แต่ในขณะเดียวกันเมื่องานสำเร็จก็จะต้องยกให้เป็นผลงานของลูกน้องและทีมเรา ซึ่งจะทำให้ขวัญและกำลังใจของทีมงานดำรงอยู่อย่างยั่งยืน คติพจน์ของหัวหน้างาน “จงใช้ความแตกต่างของบุคลากรสร้างความสำเร็จให้องค์กรและตัวเอง” 3. บทบาทหน้าที่ของผู้จัดการ หัวหน้างานที่มีประสบการณ์ในการทำงานอย่างมืออาชีพมาได้ระยะหนึ่งก็มีความก้าวหน้าขึ้นอาจได้รับการแต่งตั้งให้เป็น “ผู้จัดการ” ซึ่งเป็นตำแหน่งที่สำคัญในการทำงานขององค์กร ที่ผู้บริหารมีความคาดหวังอย่างมากที่จะให้กลุ่มคนเหล่านี้ช่วยกันบริหารและจัดการให้องค์กรมีความเจริญก้าวหน้ายิ่งขึ้น หากแต่ “ผู้จัดการมือใหม่” บางครั้งก็ยังไม่รู้ว่าหน้าที่ ที่แท้จริงของตนนั้นมีอะไรบ้าง ก็อาจยังทำคล้ายวันที่ผ่านมา ซึ่งเป็นการทำงานมากกว่าการบริหารงาน ทำให้เกิดความผิดพลาดบกพร่องหลายอย่างเกิดขึ้นในองค์กร หน้าที่หลักของผู้จัดการเบื้องต้นมีอยู่ 5 ด้าน ดังนี้ 1. หน้าที่ด้านการบริหารจัดการ เช่น การนำนโยบาย มาเป็นดัชนีชี้วัดผลงานหรือความสำเร็จของงาน การจัดทำงบประมาณ การรายงานผลงาน และ รายงานข้อมูล การสื่อสารและการประสานงาน 2. หน้าที่ด้านทรัพยากรมนุษย์ การจัดสรรบุคลากร การประเมินผลงานและสมรรถนะงาน 3. หน้าที่ด้านการทำงาน การบริการ และการขาย เป็นการดำเนินการให้งานเป็นไปตามเป้าหมายด้วยกลยุทธ์ต่างๆ การควบคุมต้นทุน และการหาแนวทางการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน รวมทั้งการแก้ปัญหาทั้งระยะสั้นและระยะยาวไปจนกระทั้งการพัฒนากระบวนการด้วยเครื่องมือทางวิชาการต่างๆ 4. หน้าที่ด้านการให้คำแนะนำ การฝึกอบรม เป็นการกำหนดแนวทางการพัฒนาบุคลากรและการสร้างทักษะในการทำงานด้วยการโน้มน้าวและสร้างแรงจูงใจ 5. หน้าที่ด้านคุณภาพ ความปลอดภัย และสิ่งแวดล้อม ต้องมีความเข้าใจกลยุทธ์ในการทำงานเพื่อรักษาระดับคุณภาพและการพัฒนาคุณภาพให้เกิดผลดีขึ้น ควบคุมให้มีความปลอดภัยในการปฏิบัติงานของบุคลากร และรวมถึงเรื่องการจัดการสิ่งแวดล้อมด้วย นอกจากนี้ “ผู้จัดการ” ยังต้องพัฒนาตนเองให้อยู่ในเกณฑ์ของคุณสมบัติความเป็นผู้จัดการด้วย เพื่อให้เกิดความพร้อมในตำแหน่งหน้าที่อย่างสมบูรณ์ คติพจน์ของผู้จัดการ “รู้ในงานอย่างแยบยล ดูคนออก บอกคนได้ ใช้คนเป็น เน้นทีมงาน สานแผนกลยุทธ์เพื่อความสำเร็จ” ในแต่ละระดับอาจมีบทบาทหน้าที่ที่เพิ่มเติมมากกว่านี้ขึ้นอยู่กับองค์กร ที่สำคัญองค์กรต้องสื่อสารให้พนักงานในแต่ละระดับได้ทราบถึงความต้องการของบทบาทหน้าที่ ที่องค์กรต้องการให้พนักงานแต่ละระดับได้ปฏิบัตินั้นเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุด