ผู้บริหาร ศูนย์สัมมนาทางเรือ มีหน้าที่อย่างไรบ้าง

ศูนย์ สัมมนาทางเรือ มีลักษณะการบริการบริหารเช่นเดี่ยวกันกับ ห้องสัมมนา ทางโรงแรม จะแตกต่างที่สะถานที่คือบาง เรื่อง นอกนั้นบริการเช่นเดียวกัน ความรักษาความปลอดภัยเท่านั้น คือ เน้น เรื่อง รักษาความปลอดภัยทางเรื่อง การเดินเรือ การใช้เรือ เข้ามาประกอบ และการประกันชีวิต ผู้เดินทางทางเรือมาประกอบ และสิ่งที่ดี คือ การเดินทางเรือจะได้บรรการในการสัมมนา การได้อารมร์และเรียกความสนใจมากขี้น เรื่องอาหาร การเบรคเวลา จะมีบรรยากาศที่ดี สุดยอดในการสัมนาและนันทนาการ การใช้ชีวิต ร่วมกันในการสัมมนา ในแต่ละเรื่อง

การสัมมนานับเป็นกิจกรรมที่ต้องอาศัยความร่วมมือการประสานงานอย่างสอดคล้องกันโดย ที่ทุกฝ่ายจะต้องรับผิดชอบต่อหน้าที่รับผิดชอบของตนเองอย่างจริงจังจึงจะท าให้การสัมมนาสามารถ ด าเนินได้อย่างมีประสิทธิภาพและบรรลุวัตถุประสงค์อย่างสมบูรณ์เป็นที่ตระหนักกันดีแล้วว่าการ ประสานงานที่มีประสิทธิภาพจะเกิดขึ้นได้เมื่อมีการแบ่งหน้าที่และความรับผิดชอบอย่างชัดเจน เท่านั้นในการจัดด าเนินการสัมมนาก็เช่นกันต้องมีการจัดแบ่งหน้าที่และความรับผิดชอบของบุคคล ฝ่ายต่าง ๆ อย่างชัดเจนและท าหน้าที่ของตนเองอย่างเต็มประสิทธิภาพและความสามารถเพื่อให้การ จัดสัมมนาในภาพรวมออกมาได้ด้วยดีสร้างความประทับใจให้ผู้เข้าร่วมการสัมมนา 2.1 บทบาทหน้าที่ของบุคคลที่เกี่ยวข้องกับการสัมมนา ผู้จัดสัมมนา ได้แก่ บุคคลหรือคณะบุคคลหรือคณะกรรมการที่ท าหน้าที่จัดการสัมมนา ประกอบด้วยบุคคลหลายฝ่าย ดังต่อไปนี้ (เกษกานดา สุภาพจน์, 2543, น. 43) 1) ประธาน 2) รองประธาน 3) เลขานุการ 4) ผู้ช่วยเลขานุการ 5) ฝ่ายทะเบียน 6) ฝ่ายเอกสาร 7) ฝ่ายสถานที่ 8) ฝ่ายสวัสดิการ 9) ฝ่ายเหรัญญิก 10) ฝ่ายพิธีการ 11) ฝ่ายปฏิคม 12) ฝ่ายประชาสัมพันธ์ 13) ฝ่ายยานพาหนะ 14) ฝ่ายพยาบาล 15) ฝ่ายประเมินผล 16) วิทยากร 17) ผู้เข้าร่วมสัมมนา บุคคลเหล่านี้ควรจะได้รับการติดต่อให้ทราบล่วงหน้าเพื่อทุกคนจะได้ทราบหน้าที่ของตนว่ามี อย่างไร เมื่อได้ทราบล่วงหน้าแล้วบุคคลเหล่านั้นจะต้องมีการเตรียมตัวเข้าร่วมสัมมนา 26 คณะกรรมการจัดสัมมนา (เพ็ชรี รูปะวิเชตร์, 2554, น. 78) คณะกรรมการจัดการสัมมนาอาจแบ่งออกเป็น 2 ฝ่าย ได้แก่ 1) คณะกรรมการอ านวยการ ประกอบด้วยผู้บริหารในหน่วยงานเป็นผู้ท าหน้าที่อ านวยการ จัดสัมมนาให้แก่คณะกรรมการฝ่ายต่าง ๆ มีหน้าที่ดังนี้คือ (1) ก าหนดนโยบายการจัดสัมมนา (2)ตรวจสอบดูแลการด าเนินงานให้เป็นไปตามนโยบายและแก้ปัญหาที่มีความ กระทบกระเทือนถึงนโยบาย (3) ให้ค าปรึกษาแก่คณะกรรมการด าเนินการฝ่ายต่าง ๆ 2) คณะกรรมการด าเนินการ เป็นคณะกรรมการท าหน้าที่ปฏิบัติการจัดสัมมนาให้เป็นไปตาม นโยบาย ซึ่งประกอบด้วยคณะกรรมการฝ่ายต่าง ๆ ดังนี้ 2.1.1 ประธาน หน้าที่ของประธาน -วางแผนและด าเนินการโครงการสัมมนา -อ านวยการจัดสัมมนา เช่น สรรหากรรมการแต่ละฝ่าย -ควบคุม ติดตาม ประสานงานกับแต่ละฝ่ายวางแผนด าเนินการ -จัดท าโครงการร่วมกับฝ่ายต่าง ๆ -ให้ค าปรึกษา ช่วยเหลือ สนับสนุนแต่ละฝ่าย -วิเคราะห์ปัญหา หาแนวทางแก้ไข ตัดสินปัญหา -ด าเนินการจัดประชุมคณะกรรมการต่าง ๆ เพื่อด าเนินการเกี่ยวกับการจัดสัมมนาเป็นระยะ ๆ จนถึง วันที่จัดสัมมนาและเมื่อการจัดสัมมนาเสร็จสิ้น ควรจัดให้มีการประชุมเพื่อด าเนินการเกี่ยวกับการ จัดท าสรุปผลรายงานการสัมมนาและดาเนินการจัดส่งสรุปผลรายงานการสัมมนาให้กับผู้ที่เกี่ยวข้อง และผู้สนใจ (ณรงค์วิทย์ แสนทอง, 2549, น. 56) ลักษณะของประธาน -ประธานควรมีบุคลิกภาพที่ดี คือ บุคลิกภาพที่แสดงออกมาทางร่างกายและสุขภาพจิต -มีการแต่งกายที่สุภาพ ภูมิฐาน -มีความมั่นคงในอารมณ์ -กริยาท่าทางดูดี -สุขุมรอบคอบ รักษาค าพูด -พูดจาสุภาพ น่าเชื่อถือ -มีความรับผิดชอบสูง -หน้าตายิ้มแย้มแจ่มใสเสมอ -มีความอดทนอดกลั้น -มีความมั่นใจในตัวเอง -มีปฏิภาณไหวพริบ -ประสานงานเก่ง 27 -สามารถแก้ปัญหาได้ดี -กล้าคิดกล้าท า - มีความยืดหยุ่น มีอารมณ์ขัน - สามารถอธิบายให้คนอื่นเข้าใจได้อย่างถูกต้องชัดเจนตามวัตถุประสงค์ การเตรียมตัวของประธาน 1) วางแผนการประชุมร่วมกับเลขานุการ เรื่องอะไร ที่ไหน เมื่อไหร่ ท าหนังสือเชิญ จัดท า วาระการประชุม ส่งให้กรรมการ ล่วงหน้า 3-7 วัน วางแผนในเรื่องที่จะพูดตามวาระการประชุม จัดเตรียมอุปกรณ์ที่ต้องใช้ในการประชุม 2) ด าเนินการประชุม เปิดการประชุม / ทักทายสมาชิก /เสนอหัวข้อหรือปัญหา / ชี้แจง ความจริง /ถามค าถาม /ด าเนินการอภิปราย / ส่งเสริม กระตุ้นให้สมาชิกมีส่วนร่วม สรุปประเด็น ส าคัญของการประชุม / ยุติ ลงความเห็น ข้อตัดสิน 2.1.2 รองประธาน รองประธาน คือ บุคคลที่ท าหน้าที่ช่วยประธาน ในการอ านวยการจัดสัมมนาที่ประธาน ด าเนินการอยู่และหากประธานติดธุระจ าเป็นอันเป็นเหตุให้ไม่อาจท าหน้าที่ในตอนหนึ่งตอนใดได้ รอง ประธานก็จะต้องท าหน้าที่แทนประธาน นอกจากนี้ยังต้องท าหน้าที่ตามที่ประธานได้มอบหมายให้ไป ท า ดังนั้นจึงกล่าวได้ว่าบทบาทและหน้าที่ของรองประธาน ก็คือจะท างานเคียงคู่กับประธาน แต่อยู่ใน ฐานะผู้ช่วย ยกเว้นแต่บางครั้งที่ประธานติดภารกิจและได้มอบหมายให้ท าหน้าที่แทนหรืออาจได้ มอบหมายให้ท าหน้าที่อื่นใด ลักษณะที่ดีของรองประธานจึงเหมือนกับประธานเพราะเป็นลักษณะของ ภาวะผู้น า 2.1.3 เลขานุการ เลขานุการ คือ บุคคลที่ท าหน้าที่สาคัญ ๆ เกี่ยวกับการประชุมและสัมมนา โดยมีหน้าที่ ดังต่อไปนี้(สมจิต เกิดปรางค์, 2556, น. 85). -เตรียมการประชุมเป็นระยะ ๆ จนถึงวันสัมมนา -อ านวยความสะดวกให้แก่ผู้เข้าร่วมสัมมนา -การออกหนังสือเชิญประชุม -จดบันทึก-สรุปรายงานการประชุม -จัดสถานที่ประชุม -เตรียมการจัดสัมมนา เอกสารโครงการ -เตรียมเอกสารประกอบการสัมมนาทั้งหมดและเครื่องมือ -เตรียมจัดท าค าสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการ -เตรียมจัดท าหนังสือขออนุมัติโครงการ-งบประมาณ -เตรียมออกหนังสือเชิญ ประธาน วิทยากร ผู้ด าเนินรายการ ผู้เข้าร่วมสัมมนา ผู้ให้การสนับสนุน -เตรียมท าหนังสือขอความอนุเคราะห์ สนับสนุน -เตรียมร่างค ากล่าวเปิด-ปิด 28 -เตรียมร่างค ากล่าวรายงานดูแลการจัดสัมมนาให้เรียบร้อย -เตรียมหนังสือขออนุญาตใช้สถานที่ -ยืมวัสดุอุปกรณ์ท าหนังสือขอบคุณ ลักษณะของเลขานุการ ลักษณะส าคัญของเลขานุการ โดยผู้ที่จะท าหน้าที่ในต าแหน่งเลขานุการ ซึ่งนับว่าเป็นหน้าที่ที่ มีความส าคัญอีกหน้าที่หนึ่งของการจัดสัมมนา จะต้องเป็นบุคคลที่มีบุคลิกภาพดีค าว่าบุคลิกภาพใน ที่นี้จะรวมถึงบุคลิกภาพที่แสดงออกทางกาย อันได้แก่กิริยา วาจาสุภาพ พูดจาฉะฉาน ชัดเจน ท่าทาง คล่องแคล่ว ว่องไวแต่ดูนุ่มนวล แนบเนียน รวมทั้งด้านการแต่งกายที่สะอาด ทันสมัย ดูดีตั้งแต่ศีรษะ จรดเท้า รักษาสุขภาพทางกายได้ดีแข็งแรง ส่วนทางด้านสุขภาพจิตจะต้องเป็นผู้ที่มีความซื่อสัตย์ จริงจัง จริงใจ มีน้ าใจ เอื้อเฟื้อเผื่อแผ่ มีส านึกในการให้บริการ ชอบช่วยเหลือผู้อื่น รักษาความลับเก่ง นอกจากนี้ยังต้องเป็นผู้ที่มีไหวพริบ ปฏิภาณในการแก้ไขเหตุการณ์เฉพาะหน้าหรือปัญหาต่าง ได้ดีมีมนุษย์สัมพันธ์สามารถพูดหรือประสานงานกับฝ่ายต่าง ๆ ได้เป็นอย่างดียืดหยุ่นเก่ง มีความคิด ก้าวหน้า กว้างไกล ทันสมัย กล้าคิดกล้าท า กล้าตัดสินใจ มีความรับผิดชอบสูง เป็นต้น 2.1.4 ผู้ช่วยเลขานุการ ผู้ช่วยเลขานุการเป็นผู้ปฏิบัติหน้าที่ในทีมงานของเลขานุการ มีหน้าที่ช่วยงานของเลขานุการ ในทุก ๆ ด้าน เช่น จัดท าหนังสือเชิญประชุมให้เป็นที่เรียบร้อย ดูแลการท างานของฝ่ายต่าง ๆ รวมทั้ง ติดต่อประสานงานกับฝ่ายเอกสาร ลักษณะของผู้ช่วยเลขานุการ ผู้ช่วยเลขานุการมีลักษณะการท างานที่เหมือนกับเลขานุการและบางครั้งหากปรากฏว่า เลขานุการติดภารกิจจ าเป็นไม่อาจด าเนินการในเรื่องใดได้ก็สามารถมอบหมายงานให้ผู้ช่วยเลขานุการ ด าเนินการแทนได้ 2.1.5 ฝ่ายทะเบียน ฝ่ายทะเบียน คือ กลุ่มบุคคลที่ท าหน้าที่เตรียมการเกี่ยวกับผู้เข้าร่วมสัมมนาทั้งหมด มีหน้าที่ ดังนี้ -รวบรวมรายชื่อและจ านวนสมาชิกที่จะเข้าร่วมสัมมนา -เตรียมแฟ้มแบบฟอร์มการลงทะเบียน -รับลงทะเบียน -จัดท าป้ายชื่อผู้เข้าร่วมสัมมนา -แบ่งกลุ่มผู้สัมมนาหากต้องมีการแบ่งกลุ่มย่อย -ส ารวจจ านวนผู้เข้าร่วมสัมมนาที่ลงทะเบียนจริงและแจกเอกสารสัมมนาโดยประสานงานกับฝ่าย เอกสารและฝ่ายเลขานุการ สิ่งที่ฝ่ายทะเบียนจะแจกให้แก่ผู้เข้าร่วมสัมมนาส่วนมาก ได้แก่แฟ้มการเข้าสัมมนา ซึ่งภายใน แฟ้มมักจะประกอบด้วย -โครงการจัดสัมมนา 29 -ก าหนดการสัมมนา -รายชื่อคณะกรรมการผู้จัดสัมมนา -เอกสารประกอบการสัมมนา ซึ่งอาจจะเป็นของคณะกรรมการผู้จัดฯ และหรือเป็นเอกสาร ประกอบการบรรยายของวิทยากร -กระดาษเปล่าประมาณ 5-10 แผ่น ส าหรับสมาชิกผู้เข้าร่วมสัมมนา บันทึกสาระส าคัญของการ สัมมนา -แบบสอบถาม -ดินสอหรือปากกา เพื่ออ านวยความสะดวกให้แก่ผู้เข้าร่วมสัมมนาในการบันทึก นอกจากแฟ้มแล้ว ฝ่ายทะเบียนยังต้องประสานงานกับฝ่ายเอกสารและฝ่ายประเมินผลการ สัมมนาเกี่ยวกับเอกสารที่ต้องแจกแก่ผู้เข้าร่วมสัมมนาและแบบสอบถามส าหรับการประเมินผลเพื่อน า ใส่ในแฟ้ม ลักษณะของฝ่ายทะเบียน -ชอบให้บริการ สุภาพ อ่อนน้อมถ่อมตน -มีมนุษยสัมพันธ์ ยิ้มแย้มแจ่มใจ -บุคลิกภาพดี -มีความเชื่อมั่นในตนเอง -มีความรับผิดชอบ 2.1.6 ฝ่ายเอกสาร ฝ่ายเอกสาร คือ กลุ่มบุคคลที่จัดท าเอกสารสิ่งพิมพ์ต่าง ๆ ได้แก่การถ่ายเอกสาร เย็บเอกสาร เข้ารูปเล่มเอกสารทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับการจัดสัมมนาที่ได้รับมอบหมาย จากฝ่ายเลขานุการให้ ด าเนินการและเอกสารที่ได้รับมอบหมายจากประธานให้จัดท า (นุชรัตน์ สิริประภาวรรณ, 2548, น. 37) หน้าที่ของฝ่ายเอกสาร -จัดเตรียมเอกสารและจัดท าแฟ้มการสัมมนา -ร่วมกับฝ่ายทะเบียนแจกเอกสารและแฟ้มแก่ผู้เข้าสัมมนาและแขกผู้มีเกียรติ -ประสานงานกับฝ่ายเลขานุการและฝ่ายทะเบียนเกี่ยวกับเอกสารการสัมมนาที่ต้องน ามาจัดพิมพ์ -จัดพิมพ์เอกสารสรุปผลการสัมมนาและเผยแพร่ ลักษณะของฝ่ายเอกสาร -ชอบให้บริการ มีความละเอียดรอบคอบ -มีมนุษยสัมพันธ์ ยิ้มแย้มแจ่มใจ -มีความรับผิดชอบ ท างานเร็ว 30 2.1.7 ฝ่ายสถานที่ ฝ่ายสถานที่ คือ กลุ่มบุคคลที่ทาหน้าที่จัดสถานที่ โดยมีการประสานงานกับทุกฝ่ายเกี่ยวกับ รูปแบบ ความสะดวกของสถานที่โดยสถานที่ต้องค านึงถึง ความสะอาด สวยงาม สะดวก หน้าที่ของฝ่ายสถานที่ -เตรียมสถานที่ จัดเวที ป้ายบนเวทีและวัสดุอุปกรณ์ในการสัมมนา -ประสานงานกับฝ่ายที่เกี่ยวข้องในการจัดสถานที่รับลงทะเบียน ห้องประชุมใหญ่ ห้องประชุมกลุ่ม ย่อย โต๊ะหมู่บูชา โต๊ะหรือแท่นบรรยาย (podium) ส าหรับประธานในพิธี ประธานกล่าวรายงานละ วิทยากร การจัดซุ้มรับแขก การจัดสถานที่ในการรับประทานอาหาร อาหารว่าง -ควบคุมระบบเครื่องเสียง โสตทัศนูปกรณ์ต่าง ๆ การบันทึกเสียง บันทึกภาพ พื้นที่ใช้ประโยชน์ ภายในห้องสัมมนา เครื่องปรับอากาศทดลองเครื่องให้มีประสิทธิภาพก่อนที่จะดาเนินการจริง -การจัดประดับดอกไม้ทั้งบนโต๊ะและหน้าเวทีทั้งหมด -จัดห้องรับรองแขกพิเศษอย่างวิทยากร -จัดสถานที่พักและอ านวยความสะดวกต่าง ๆ แก่ผู้เข้าสัมมนา -ดูแลจัดเตรียมห้องน้ า-ห้องสุขา -จัดท าเครื่องหมายของเส้นทางเข้าสู่ห้องสัมมนา ลักษณะของฝ่ายสถานที่ เป็นคนที่มีศิลป์ในการท างาน รู้จักการวางรูปแบบของเวที โต๊ะ เก้าอี้ ประดับตกแต่ง สถานที่ ให้ดูสดชื่นเหมาะกับบรรยากาศของการสัมมนา พูดจาสุภาพอ่อนน้อมถ่อมตน มีมนุษยสัมพันธ์ เข้มแข็ง อดทน มีน้ าใจ สามารถประสานงานกับบุคคลอื่นได้เป็นอย่างดี มีความรับผิดชอบสูงการจัด